Administratīvais slogs ne tikai grāmatvedim

Pārsvarā katra grāmatveža ikdienas darbs ir saistīts ar darījumu iegrāmatošanu, pamatojoties uz attaisnojuma dokumentiem. No malas šķiet, nu nav nekā vienkāršāka, kā attaisnojuma dokumentu iegrāmatošana, ka to var izdarīt jebkurš, bet kāpēc tādā gadījumā grāmatvedis tam patērē tik daudz laika, kā tad ir īstenībā? Kāpēc darbiniekiem, kuri veic pirkumus uzņēmuma vajadzībām, ir problēmas ar dokumentu rekvizītu aizpildīšanu?

Katrs strādājošs grāmatvedis, kas savā darbībā ir saskāries ar Valsts ieņēmumu dienesta pārbaudēm, zina, cik liela uzmanība no pārbaudītāju puses tiek pievērsta tieši attaisnojuma dokumentu rekvizītiem. Kāpēc?

Tāpēc, ka likuma „Par grāmatvedību” 7. pantā ir noteikts, ka grāmatvedības reģistros izdara ierakstus, kas pamatoti ar attaisnojuma dokumentiem, bet attaisnojuma dokuments ir dokuments, kas apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību, kurā ietverti vismaz tādi dokumenta rekvizīti, kādi uzskaitīti šajā pantā.

No rakstītā izriet, ja attaisnojuma dokumentā nav šo uzskaitīto rekvizītu, veikt ierakstus grāmatvedības reģistros nedrīkst. Ko tas nozīmē uzņēmējam un grāmatvedim?

Pirmkārt, ja darbinieks naudu ir izlietojis, dokumentu iegrāmatot nedrīkst, bet tas nozīmē, ka nedrīkst likt izdevumos, jo iesniegtajā dokumentā nav, piemēram, pārdevēja paraksta, spiedoga vai pircēja nosaukuma, par pašu pirkumu viss ir skaidrs – veikts uzņēmumam vajadzīgs darījums, bet nav pilnīgi visu rekvizītu, negrāmatosim čeku – uzņēmumam nav izdevumu, kaut gan faktiski darījums noticis.

Otrkārt, neiegrāmatojot darījumu, palielināsies uzņēmuma peļņa, no kuras būs jāmaksā uzņēmuma ienākuma nodoklis 15%.

Treškārt, personai, kas veikusi pirkumu, nevaratrakstīt naudu no avansa norēķiniem vai to izsniegt no kases. Nauda ir izlietota, bet izsniegt nedrīkst, jo dokuments neatbilst normatīvo aktu prasībām – kā darbiniekam kompensēt pirkumu?

Ceturtkārt, jāseko, lai izsniegtās naudas atlikums uzņēmuma avansa norēķina personai nepārsniegtu valstī noteiktās minimālās mēneša darba algas apmēru.

Savukārt grāmatvedi, kurš pieprasa attaisnojuma dokumentus (pavadzīmes, rēķinus, EKA čekus), kas noformēti pilnībā ar visiem rekvizītiem, uzskata par ļoti sīkumainu un piekasīgu, jo, pēc uzņēmumu vadītāju domām, biznesa nodrošināšanas process ir daudz svarīgāks nekā neskaitāmo rekvizītu iekļaušana attaisnojuma dokumentos.

Saskaņā ar Komerclikumu valdes un padomes loceklim savi pienākumi jāpilda kā krietnam un rūpīgam saimniekam. Tātad vadītājs, kā uzņēmuma saimnieks, ir tā persona, kura akceptē pirkumus uzņēmuma saimnieciskā procesa nodrošināšanai un tērē naudu tikai tām lietām, kas viņa uzņēmumam tiešām ir vajadzīgas, bet grāmatvedim šis darījums jāiereģistrē. Krietns un rūpīgs saimnieks netērēs uzņēmuma līdzekļus nevajadzīgām lietām, jo katrs cents tam ir jānopelna, šos līdzekļus neviens uzņēmumam nepiešķir un nedāvina.

Tas nozīmē, ka pārbaudēs Valsts ieņēmumu dienestam uz uzņēmuma vadītāju vajadzētu tā arī skatīties – kā uz krietnu un rūpīgu saimnieku, nevis kā personu, kas krāpjas.

Tad kāpēc gan uzņēmuma darbiniekam un grāmatvedim jātērē laiks tādiem sīkumiem kā visu rekvizītu pārbaude, vai tiešām nepietiek ar to, ka ir redzams, no kā ir veikts pirkums, ko esam nopirkuši, un ir skaidrs, kam šis pirkums vai pakalpojums domāts. Laiks, ko grāmatvedis patērē tādu sīkumu kā rekvizītu meklēšana un to sagādāšana, daudz lietderīgāk būtu izlietojams uzņēmuma rādītāju analīzei, kas dotu lielāku pienesumu uzņēmuma attīstībā. Arī darbinieka, kurš būs spiests atgriezties pie preces pārdevēja, lai saņemtu trūkstošos rekvizītus, laiks tiks izlietots nelietderīgi, jo tajā pašā laikā viņš varētu izpildīt uzņēmumam daudz vajadzīgākus darbus. Nav noslēpums, ka mazajos uzņēmuma avansu norēķinu persona jeb sagādnieks uzņēmumos pārsvarā nav štata vienība, tas ir darbs, ko darbinieks veic, izbrīvējot laiku no saviem tiešajiem pienākumiem, tāpēc laiks, ko darbinieks patērē it kā VID vajadzīgajiem rekvizītiem, tiek atrauts no tiešā darba, kas uzņēmumam nes peļņu. Var jau teikt, ka darbiniekiem jāizskaidro dokumentu noformēšanas prasības, jā, tas tiek darīts, tomēr šad un tad nepilnīgi noformēti dokumenti tiek atnesti tik un tā. Vai tiešām mums jābūt tik sīkumainiem, lai tikai būtu aizpildīti visi rekvizīti, vai tomēr svarīgāks ir pats darījums?

Uzskatu, ka katram grāmatvedim, vēl jo vairāk, ja tam nav pieredzes, nemaz jau nav tik vienkārši pārliecināties, vai tiešām visi rekvizīti uz attaisnojuma dokumenta ir, jo, lai veiktu rekvizītu pārbaudi, ir jāpārzina vismaz pieci normatīvie akti un ar tiem jāiepazīstina darbinieki, kuri veiks pirkumus uzņēmuma vajadzībām:

• Likums „Par grāmatvedību” – 7. pants, 7.¹ pants;
• MK noteikumi Nr. 585 “Par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” – 7.², 8.¹, 8.², 8.³, 35.¹¹ līdz 35.²²punkts;
• MK noteikumi Nr. 282 „Nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtība” – 56., 56.¹,57, 61., 63., 64., 65., 66. punkts;
• Pievienotās vērtības nodokļa likums – 125., 126. pants;
• Autopārvadājuma likums – 9. pants.

Šis uzskaitījums ar rekvizītu prasībām attaisnojuma dokumentiem nav pilnīgs, bet pietiekams, lai saprastu – nav viegli ne tikai grāmatvedim.

Tāpat nekur nav teikts arī, kā pareizi būtu rīkoties ar pircēja norādīšanu EKA čekā, veicot pirkumus ar uzņēmuma bankas kartēm. Uzņēmēji bieži ir neizpratnē, kāpēc, veicot pirkumu ar bankas karti, jāprasa pārdevējam EKA čekā norādīt arī uzņēmuma rekvizītus? Ja jau pērk ar uzņēmuma karti, tad jau skaidrs, kas ir pircējs, kāpēc tas vēlreiz speciāli jānorāda? Diemžēl normatīvajos aktos nav norādes, ka šādos gadījumos attaisnojuma dokumentā varētu būt kādi izņēmumi…

Ņemot vērā, ka pašlaik tiek likts uzsvars uz to, ka prioritāte ir administratīvā sloga mazināšana un administratīvo procedūru mazināšana, prasības attaisnojuma dokumentiem tomēr varētu atstāt vienā normatīvajā aktā, kaut vai likumā „Par grāmatvedību”, pārējos normatīvajos aktos atstājot tikai atsauces uz šo likumu. Līdz ar to, ja likumdevējs veiktu izmaiņas attaisnojuma dokumentā vai nodokļu rēķinā, izmaiņas veiktu tikai vienā normatīvajā aktā, kas savukārt izslēgtu iespēju vienam normatīvajam aktam būt pretrunā ar citu, ja runa ir par šo tēmu. Tāpat VID pārbaudēs nevajadzētu likt lielu uzsvaru uz trūkstošajiem rekvizītiem, ja darījums pēc būtības faktiski ir noticis.